Das Virtuelle Amt ist ein ergänzender digitaler Service der Stadt Nagold. Es ermöglicht, bestimmte Anliegen online in einem persönlichen Videotermin mit einer zuständigen Mitarbeiterin oder einem zuständigen Mitarbeiter zu klären.

Persönliche Vorsprachen vor Ort bleiben weiterhin möglich. Das Virtuelle Amt ist daher ein zusätzliches Angebot und ersetzt nicht grundsätzlich den Besuch im Amt.

Für die Teilnahme an der Videoberatung wird grundsätzlich die Nutzung eines PCs oder Laptops empfohlen. Dadurch lassen sich Inhalte besser erkennen, Eingaben komfortabler vornehmen und mögliche Dokumente einfacher bearbeiten oder hochladen.

Auch die Teilnahme mit einem Tablet oder Smartphone ist möglich, sofern das Gerät über eine Kamera, ein Mikrofon und eine Möglichkeit zur Tonausgabe verfügt.

Für eine bessere Verständlichkeit wird die Nutzung von Kopfhörern oder eines Headsets empfohlen.

Bitte achten Sie darauf, dass:

• das Betriebssystem aktuell ist
• der verwendete Browser auf dem neuesten Stand ist
• Kamera und Mikrofon funktionieren
• der Akku ausreichend geladen ist oder das Gerät am Strom angeschlossen ist
• keine andere Anwendung gleichzeitig Kamera oder Mikrofon blockiert
• das Gerät ausreichend leistungsfähig ist, um während der Videoübertragung weitere Funktionen wie das Öffnen, Bearbeiten oder Hochladen von Dokumenten zu nutzen

Schließen Sie nach Möglichkeit nicht benötigte Programme oder Browser-Tabs, damit Kamera, Mikrofon und Videoberatung zuverlässig funktionieren.

Bitte verwenden Sie einen aktuellen Browser in einer jeweils aktuellen Version. Vom Entwickler wird die Nutzung eines Chromium-basierten Browsers empfohlen, zum Beispiel:

• Google Chrome
• Microsoft Edge
• Brave

Sie können aber beispielsweise auch aktuelle Versionen von Mozilla Firefox, Zen oder Apple Safari nutzen.

Achten Sie darauf, dass verfügbare Browser-Updates vor dem Termin installiert sind. Veraltete Browser können zu Problemen bei der Einwahl oder bei der Nutzung von Kamera und Mikrofon führen.

Der Internet Explorer ist für die Nutzung nicht geeignet.

Für eine stabile Videoberatung wird eine zuverlässige Internetverbindung empfohlen.

Als Orientierung sollte eine Upload-Geschwindigkeit von mindestens 10 Mbit/s verfügbar sein. Bei schwankender Verbindung kann es zu Verzögerungen, Aussetzern bei Bild oder Ton oder zu einem Verbindungsabbruch kommen.

Wenn es über WLAN zu Verbindungsproblemen kommt, nutzen Sie nach Möglichkeit eine Verbindung per Netzwerkkabel. Dadurch kann die Verbindung stabiler sein und Bild- oder Tonaussetzer können ggf. reduziert werden.

Nein. Die Videoberatung läuft direkt über den Browser.

Eine zusätzliche App oder ein separates Programm muss nicht installiert werden.

Bitte prüfen Sie vorab:

• ob Kamera und Mikrofon vom Browser freigegeben sind
• ob Lautsprecher oder Headset funktionieren
• ob die Internetverbindung stabil ist
• ob der Browser aktuell ist
• ob Sie den Terminlink öffnen können
• ob Ihr Gerät ausreichend geladen ist

Falls Sie Kamera oder Mikrofon im Browser zuvor abgelehnt haben, müssen Sie die Berechtigung gegebenenfalls in den Browsereinstellungen erneut erlauben.

Bei Dienstgeräten, Unternehmensnetzwerken, VPN-Verbindungen oder besonders geschützten WLAN-Netzen kann es vorkommen, dass die Verbindung zur Videoberatung eingeschränkt oder blockiert wird. Sollten Probleme auftreten, nutzen Sie nach Möglichkeit ein anderes Netzwerk oder ein privates Gerät.

Zum vereinbarten Zeitpunkt öffnen Sie den Terminlink und werden online mit einer zuständigen Person verbunden. Ihr Anliegen wird anschließend im direkten Videogespräch besprochen und, soweit möglich, abschließend bearbeitet.

Falls für die Leistung Gebühren anfallen, kann die Zahlung während des Termins online per Kreditkarte oder PayPal erfolgen.

Nach der Vereinbarung eines Termins erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Diese enthält den Link, über den Sie sich zum vereinbarten Zeitpunkt direkt in die Online-Sitzung einwählen können.

Bewahren Sie diese E-Mail bis zum Termin auf, da Sie den Link für die Einwahl benötigen.

In der Regel nicht. Da die Termine fest vereinbart werden, entfallen die üblichen Wartezeiten vor Ort. Zum vereinbarten Zeitpunkt werden Sie direkt mit der zuständigen Person verbunden.

Sollten Sie einen vereinbarten Termin nicht einhalten können, können Sie ihn über Ihre Bestätigungsmail stornieren und bei Bedarf einen neuen Termin online vereinbaren.

Bitte sagen Sie Termine, die Sie nicht wahrnehmen können, möglichst frühzeitig ab.

Im Videotermin werden Sie mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der Stadtverwaltung Nagold verbunden, die oder der für Ihr Anliegen zuständig ist. Der persönliche Kontakt bleibt damit auch auf dem digitalen Weg erhalten.

Ja. Sofern es die vorgesehene Zeit zulässt, können in einem Termin auch mehrere Anliegen gemeinsam bearbeitet werden.

Nein. Sie können grundsätzlich von jedem geeigneten Ort aus am Termin teilnehmen.

Wichtig ist, dass Sie sich an einem sicheren und ruhigen Platz befinden, an dem Sie ungestört sprechen können und eine stabile Internetverbindung haben.

Achten Sie darauf, dass keine unbefugten Personen mithören, auf Ihren Bildschirm schauen oder Einblick in persönliche Unterlagen erhalten können. Nutzen Sie nach Möglichkeit kein frei zugängliches öffentliches WLAN.

Eine Teilnahme während einer Autofahrt oder in vergleichbaren Situationen ist nicht geeignet. Während der Fahrt kann es durch Tunnel, Funklöcher oder schwankenden Empfang zu Verbindungsabbrüchen kommen. Außerdem kann die Teilnahme gefährlich sein, insbesondere wenn Sie selbst das Fahrzeug führen.

Alle während der Online-Beratung erhobenen Daten werden nach Ablauf einer festgelegten Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.

Ja, sofern diese für Ihr Anliegen erforderlich sind. Je nach Vorgang kann es notwendig sein, Dokumente hochzuladen, vorzulegen oder zu unterschreiben. Legen Sie wichtige Unterlagen daher am besten vor Beginn des Termins bereit.

Nein. Erforderliche Formulare können während des Online-Termins gemeinsam ausgefüllt und, soweit erforderlich, rechtssicher unterschrieben werden. Ein Ausfüllen im Vorfeld ist nicht notwendig.

Nein. Formulare werden direkt im Browser während der Online-Sitzung ausgefüllt. Ein zusätzliches Programm ist dafür nicht erforderlich.

Neben der Unterschrift per Touchpad steht Ihnen die Signatur über eine Hidden-TAN bzw. Handy-TAN zur Verfügung. So können Sie Dokumente auch dann rechtssicher unterschreiben, wenn Ihr Gerät keine Möglichkeit zur Unterschrift per Finger oder Stift bietet.

Eine Hidden-TAN bzw. Handy-TAN ist ein einmalig vergebener, sechsstelliger Zahlencode (Transaktionsnummer), der als Alternative zur Unterschrift per Touchpad genutzt werden kann.

Eine Hidden-TAN können Sie sich mit der Maus am Bildschirm anzeigen lassen. Eine Handy-TAN erhalten Sie per SMS an Ihre Mobilnummer. Mit der korrekten Eingabe der TAN im dafür vorgesehenen Feld gilt das Dokument als unterschrieben.

Benötigte Dokumente werden Ihnen während der Online-Sitzung zum Download bereitgestellt, sodass Sie diese direkt speichern können.

Unterschriebene Dokumente werden automatisch gesperrt. Eine nachträgliche Bearbeitung durch die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter ist danach nicht mehr möglich.

Sofern für Ihr Anliegen eine Identitätsprüfung erforderlich ist, weisen Sie sich direkt über die Kamera mit einem gültigen Lichtbildausweis aus. Halten Sie ein entsprechendes Ausweisdokument daher zum Termin bereit.

Die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter stellt während des Termins die erforderlichen Fragen und prüft Ihre Angaben, um einen Missbrauch Ihrer Daten auszuschließen.

Ja. Für die Videoberatung wird die Kamera/Webcam benötigt, insbesondere wenn eine Identitätsprüfung erforderlich ist.

Das Mikrofon wird benötigt, damit das Gespräch direkt mit der zuständigen Person geführt werden kann.

Nutzen Sie möglichst ein Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon, damit die Tonqualität besser ist und Hintergrundgeräusche reduziert werden.

Prüfen Sie zunächst, ob:

• Kamera und Mikrofon am Gerät eingeschaltet sind
• der Browser die Nutzung von Kamera und Mikrofon erlaubt
• kein anderes Programm die Kamera oder das Mikrofon verwendet
• das richtige Eingabe- oder Ausgabegerät ausgewählt ist
• die Nutzung eines anderen aktuellen Browsers möglich ist

Darüber hinaus kann ein Neustart des Browsers oder Geräts helfen. Falls möglich, testen Sie die Technik bereits vor dem Termin.

Sollte die Verbindung während des Termins abbrechen oder Ihr Gerät ausfallen, versuchen Sie zunächst, den Terminlink erneut zu öffnen.

Falls der Termin nicht fortgesetzt werden kann, informieren Sie nach Möglichkeit die zuständige Sachbearbeiterin oder den zuständigen Sachbearbeiter. Gegebenenfalls muss ein neuer Termin online vereinbart werden.

(In Einzelfällen kann dieses Problem browserabhängig auftreten, unter anderem bei Gecko-basierten Browsern wie Mozilla Firefox.)

Wenn innerhalb der Oberfläche keine Videoübertragung erscheint oder lediglich ein graues beziehungsweise schwarzes Fenster angezeigt wird, öffnen Sie den Terminlink erneut in einem privaten Browserfenster. Dadurch können mögliche Störungen durch gespeicherte Browserdaten, Einstellungen oder Browser-Erweiterungen umgangen werden.

Je nach verwendetem Browser wird diese Funktion unterschiedlich bezeichnet. Die genaue Bezeichnung kann je nach Browserversion und durch Updates geringfügig abweichen:

• Google Chrome und Brave: „Neues Inkognitofenster“
• Microsoft Edge: „Neues InPrivate-Fenster“
• Mozilla Firefox: „Neues privates Fenster“
• Apple Safari: „Neues privates Fenster“

Kopieren Sie den Link aus Ihrer Terminbestätigung und öffnen Sie ihn anschließend in dem neuen privaten Browserfenster. Erlauben Sie beim Aufrufen der Sitzung erneut den Zugriff auf Kamera und Mikrofon.

Sollte weiterhin keine Videoübertragung angezeigt werden, schließen Sie den Browser vollständig und versuchen Sie die Einwahl mit einem anderen aktuellen Browser.

Die Verwaltung kann keinen technischen Support leisten, wenn die Einwahl aus technischen Gründen nicht möglich ist. Bitte prüfen Sie deshalb vorab, ob Gerät, Browser, Kamera, Mikrofon und Internetverbindung funktionieren.